Há alguns dias atrás, após a leitura das projeções do Gartner para 2015, indicando que os gastos em TI no Brasil atingirão 125 bilhões de dólares[1]. Fiquei imaginando, porque ainda é tão difícil para o Gestor de TI conseguir aprovação para os tão necessários projetos.
Talvez esta dificuldade esteja relacionada à forma com que solicitamos a aprovação para tais projetos. Usualmente na maioria das empresas o Gestor de TI está subordinado ao diretor financeiro, diretor executivo, o CEO ou em alguns casos ao próprio dono do negócio. Devemos lembrar que em qualquer um destes casos trata-se de um executivo sênior ou um empreendedor, que só chegou a esta posição devido à austeridade com que controla as despesas e os investimentos.
Nesses longos anos trabalhando com TI pude aprender alguns fatores relacionados aos projetos que eram aprovados e os que não eram. Coincidentemente os projetos aprovados, sempre tinham algo em comum, a forma como eram apresentados. Em face disto, preparei algumas dicas que podem ajudar nesta empreitada, com o objetivo de conseguir que seus projetos quase ou sempre sejam aprovados.
- Nunca proponha um investimento baseado nas tendências do mercado, por exemplo, não tente emplacar um projeto de nuvem com a justificativa de que “a nuvem é o caminho para todas as empresas”. Lembre-se que você está solicitando algo para uma pessoa que não está interessada em tecnologia, mas sim em resultados tangíveis;
- Tente apresentar um resumo de seus projetos, preferencialmente em papel para que o seu superior possa fazer as anotações necessárias, tal resumo não deve passar de 3 páginas, não tente utilizar fontes pequenas e não abuse muito do negrito e nem do espaçamento entre linhas, não tente compactar 10 páginas em 3. Este resumo deve conter uma breve introdução, a situação atual (descreva o problema e não a tecnologia), a solução proposta (como ela irá resolver o problema) e o custo e prazo para implementar tal solução.
- Quando possível, tente demonstrar o ROI (o retorno sobre o investimento), mas tome cuidado, hoje todos os mercados são muito dinâmicos e um ROI superior a 3 anos pode ser questionado.
- Foque também no TCO (custo total de propriedade), lembre-se que em alguns casos vale a pena investir em algo que reduza o trabalho da sua equipe. Por exemplo, justificar um projeto de virtualização de desktops e adoção de Thin Clients, pode ser difícil baseando-se no retorno do investimento, pois você pode ser questionado com a seguinte pergunta: “Porque vou investir nisto? Os desktops que possuímos já estão pagos e funcionando”. Neste caso, vale a pena dizer que, a manutenção dos desktops consome “X” horas da sua equipe, desktops consomem mais energia e adicionalmente geram indisponibilidade para os usuários.
- Sempre que for possível, amarre seu projeto aos números relacionados diretamente ao negócio, por exemplo, justificar soluções que incrementem o desempenho do sistema de força de vendas para a geração de pedidos mais rápidos. Um caso típico, vendas por telemarketing, a demora em gerar o pedido, pode levar o cliente a desistir da compra. Agregue estes números ao seu resumo.
- Alguns projetos como Backup, disponibilidade e/ou segurança, são difíceis de serem demonstrados sem estimar o prejuízo da ocorrência de um problema, por exemplo, justificar a aquisição de um link adicional pode ser difícil. Tente demonstrar que muitas negociações são fechadas por e-mail e adicionalmente o faturamento precisa emitir as notas fiscais eletrônicas e que uma indisponibilidade de link’s pode afetar diretamente as vendas e a logística da operação. No caso do Backup, estime o quão valiosas são as informações da organização e quanto tempo a empresa ficaria parada caso perdesse tais dados. Converta isso tudo em números e inclua no seu resumo.
- Ofereça alternativas, além da opção de compra alguns executivos gostam de analisar opções como locação, leasing operacional e outras, embora possa parecer que esta modalidade seja mais cara, mas podem existir benefícios fiscais e relacionados ao fluxo de caixa.
- Revise os cálculos e esteja preparado para responder as perguntas tais como: “De onde você tirou estes números?”, “Como você mensurou o retorno do investimento?”, “Como você calculou o custo de propriedade?”, “Desde quando este problema está ocorrendo?” e outras do tipo. Se não tiver a resposta, diga que vai verificar, não tente inventar respostas, pois falar sem demonstrar conhecimento pode parecer que você está solicitando algo que não conhece ou domina e desta forma transmitir insegurança.
Bem, com essas dicas a tarefa de solicitar aprovação dos projetos pode se tornar mais fácil, mas lembre-se, cada empresa tem uma cultura e cada executivo tem uma abordagem, embora a maioria deles goste de ver números que justifiquem a assinatura do cheque. Boa sorte e sucesso em seus projetos!
[1] Gastos com TI atingirão US$ 125 bilhões no Brasil em 2015 – Computerworld http://computerworld.com.br/negocios/2014/10/28/gastos-com-ti-atingirao-us-125-bilhoes-no-brasil-em-2015/