Era uma vez uma empresa chamada “Tech Corp”. Eles estavam ansiosos para implementar um novo sistema ERP para melhorar suas operações. Depois de muita pesquisa, eles decidiram optar pelo Zeus.
A área de TI da empresa fez a opção por utilizar o sistema on-premise, em servidores locais, pois acreditavam que isso lhes daria mais controle sobre os servidores e acesso ao sistema, além disso era assim que as coisas funcionavam em outras empresas do mesmo setor.
O departamento de TI da Tech Corp em conjunto com a consultoria responsável pela implementação do ERP, realizou o dimensionamento da infraestrutura necessária em acordo com a documentação disponível, utilizando também projeções de números levantados em conjunto com área comercial.
Como era o primeiro grande investimento em infraestrutura dos últimos anos, ninguém queria errar e dimensionar abaixo do necessário. A consultoria temia que um hardware com capacidade menor faria com que o ERP ficasse lento e dimensionou 50% acima do que constava na documentaação. O Coordenador de TI sugeriu que seria melhor errar para cima, “sobrar é sempre melhor do que faltar”, estavam todos motivados com o investimento e perspectivas de um novo ERP, ao final decidiu-se pela compra de servidores potentes, storage de grande capacidade de armazenamento e discos SSD de alta velocidade.
Tudo corria bem, a área financeira considerou que os valores eram maiores que o inicialmente previsto, mas entendeu que os custos de hardware haviam aumentado, a fabricante dos servidores ofertou entregar mais TB do que o inicialmente previsto, ao final tudo certo, compra aprovada.
A previsão era iniciar a implementação do ERP em até 30 dias. Os dias foram passando e nenhuma previsão de entrega, no trigésimo quinto dia a revenda responsável pela venda, finalmente envia um e-mail “problemas haviam ocorrido” e a entrega iria atrasar.
Próximo de se completar 45 dias do pedido, os equipamentos finalmente chegaram, trabalho a todo vapor, alguns finais de semana de hora extra, mais alguns dias de atraso conforme previsto, mas finalmente pronto, sistema rodando implementado, todos comemoraram.
O sistema estava perfomando bem, mas a área de TI não tinha tempo para entender as necessidades do negócio, quase todo tempo disponível era gasto em administrar a infraestrutura de rede, sistemas operacionais, refrigeração e energia.
As constantes falhas de energia e a potência dos novos servidores, obrigaram aquisição de nobreak e algumas mudanças estruturais na sala de servidores, que não estavam previstas no projeto inicial e incomodaram um pouco o financeiro.
Três anos se passaram da aquisição dos servidores e agora era o momento renovação da garantia, diante da situação um novo colaborador da TI resolve chamar um parceiro para avaliar a migração para nuvem.
Para obter um orçamento este colaborador envia a quantidade de servidores, processadores, memória e tamanho de discos utilizados atualmente. A consultoria de serviços em Nuvem, estranha o tamanho dos equipamentos e solicita uma análise mais detalhada do ambiente, durante a análise, comprova-se que mesmo em seu pico, o ERP e outras aplicações que foram instaladas não utilizam sequer a metade da capacidade dos servidores e pouco mais de 55% do armazenamento da storage. Em linhas gerais a empresa havia pago por mais equipamento do que era realmente necessário.
Proposta criada, apresentação realizada, financeiro participa da reunião e ao comparar o valor da mensal de nuvem versus proposto em comparação com o valor da renovação da garantia, escolha fácil, renovar a garantia por mais 2 anos era a solucão. Utilizar a nuvem agora ficaria mais caro do que renovar a garantia.
O financeiro que apenas tinha ouvido falar em nuvem pela imprensa, gostando do que ouviu durante a apresentação, resolve fazer uma análise rápida dos valores da nuvem e comparação com os gastos realizados nos últimos 3 anos, desde a mudança do ERP. Levantou compra de equipamentos, nobreaks, ar condicionado, licenças de software e outros. Ao final afirmou “ gastamos muito mais nos últimos 3 anos do que gastaríamos se tivessemos optado pela nuvem”, “isso, sem considerarmos o custo de capital em em um cenário de Selic elevada”.
Em linhas gerais a empresa e a consultoria investiram tempo em dimensionar equipamentos, quando poderiam desde o início do projeto, ter focado na implementação, contratado a infraestrutura em nuvem exatamente no tamanho da real necessidade da empresa, pagando apenas pelo uso. Não seria necessário se preocupar com energia, no break licenças e banco de dados e sistema operacional, poderiam todos terem focado na implementação e na melhoria que o ERP traria ao dia a dia do negócio.
A Tech Corp aprendeu uma lição valiosa sobre gestão de TI. Se eles tivessem optado por uma solução de nuvem, poderiam ter evitado gastos desnecessários e teriam flexibilidade para crescer ou dimuir a infraestrutura de acordo com as necessidades reais do próprio negócio.
A partir daí, a Tech Corp mudou sua abordagem e agora, cinco anos após a mudança para o ERP Zeus, utiliza mais de 80% de seus sistemas em Nuvem.
E os servidores antigos? Foram enviados para reciclagem, a sala de servidores foi disputada pelo time comercial e de marketing, em um acordo interno, com apoio da TI, o espaço que antes era ocupado por racks, fios e cabos, hoje é um estudio de gravação de vídeos e ações comerciais da empresa para o Trick Trock e Instagrão.
A Tech Corp é conhecida por sua inteligência financeira e agilidade no gerenciamento dos negócios, se tornaram um modelo para outras empresas, mostrando como é possível implementar soluções de tecnologia de maneira eficiente e econômica.
Esta é uma obra de ficção, qualquer semelhança com fatos ou situações da vida real não terá sido mera coincidência.
Infelizmente nossa habilidade de escrever histórias não está a altura de nossa habilidade de apoiar nossos clientes na gestão de TI, ao compartilhar este texto, nosso objetivo é explicar que todos os dias gastos e investimentos desnecessários acontecem, que muitas vezes demoram-se anos para poderem ser corrigidos.
Nas palavras de um cliente “o interessante da nuvem é que eu posso escolhe-la, utiliza-la e se os planos mudarem voltar a utilizar os servidores locais a qualquer momento, o inverso não é possível, os fabricantes não me permitem devolver servidores, switches e storage se após 6 meses de uso descobrirmos que eles não fazem mais sentido”.
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